Datenschutzerklärung

Server-Logs. Beim Aufruf von berlin-documents.org verarbeitet unser Hosting-Anbieter (Vercel) automatisch IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seite, Referrer-URL sowie Browser- und Systemangaben. Diese Daten dienen ausschließlich der Bereitstellung des Dienstes und der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse). Eine Profilbildung findet nicht statt.

Suchanfragen. Eingegebene Suchbegriffe (Name, Geburtsort, Geburtsdatum) werden serverseitig verarbeitet, um Treffer im Archivindex zu ermitteln, und nach der Antwort verworfen. Bei unangemeldeten Besucher:innen findet keine Verknüpfung mit der IP-Adresse oder einer Nutzerkennung statt. Eine darüber hinausgehende Auswertung, Speicherung oder Übermittlung an Dritte erfolgt nicht.

Anmeldung. Für den Zugriff auf die Suche ist eine Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Einmalcode (Email-OTP) erforderlich. Wir verarbeiten dabei E-Mail-Adresse, Anmeldezeitpunkte sowie eine interne Benutzerkennung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung). Die Authentifizierung läuft über AWS Cognito (Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg), Region Frankfurt am Main (eu-central-1). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AWS GDPR DPA); AWS ist nach dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert. Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (siehe Abschnitt „Cookies").

Kontaktformular und E-Mail. Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir die Angaben aus Ihrer Nachricht — E-Mail-Adresse, Name (im Formular freiwillig), Inhalt und beim Formular die Sprache der Seite, auf der Sie es abgeschickt haben —, um Ihre Anfrage zu beantworten. Das Formular übergibt Ihre Angaben über unseren Hosting-Anbieter Vercel an Microsoft 365; Microsoft stellt sie als E-Mail an unser Postfach info@berlin-documents.org zu, mit Ihrer Adresse als Antwortadresse. Die Website speichert die Nachricht nicht und schreibt weder Ihre Adresse noch den Inhalt in ihre Protokolle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen); dient Ihre Anfrage dem Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrags mit uns, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Vercel hostet die Anwendung, verarbeitet Server-Logs und übergibt Nachrichten aus dem Kontaktformular an Microsoft. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA); Vercel ist nach dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzerklärung des Anbieters: vercel.com/legal/privacy-policy.

Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft betreibt als unser Auftragsverarbeiter nach dem Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (abrufbar unter aka.ms/DPA) unser E-Mail-Postfach (Microsoft 365, Exchange Online) und stellt die Nachrichten aus dem Kontaktformular zu. Microsoft kann die Daten auch in den USA oder in anderen Ländern verarbeiten, in denen Microsoft oder seine Unterauftragsverarbeiter tätig sind. Übermittlungen aus der EU unterliegen nach dem Data Protection Addendum den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Beschluss 2021/914), die die Microsoft Ireland Operations Limited mit der Microsoft Corporation geschlossen hat (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); zudem ist die Microsoft Corporation (USA) nach dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO). Soweit Microsoft Daten für eigene Geschäftsabläufe im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Dienste verarbeitet, ist Microsoft nach dem Data Protection Addendum selbst Verantwortlicher.

Mit Aktivierung der Such-Indexierung (Phase 2) ist die Nutzung von Amazon Web Services Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109, USA, zur Speicherung des Archivindex (S3, Athena) vorgesehen. AWS ist nach dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert. Verarbeitet werden in diesem Zuge ausschließlich öffentlich zugängliche historische Karteikartendaten der NARA — keine Daten lebender Besucher:innen. Diese Erklärung wird mit Aktivierung entsprechend ergänzt.

Die angezeigten Karteikarten stammen aus dem öffentlich zugänglichen Bestand der National Archives and Records Administration (NARA), Microfilm Publication A·3340 (RG 242, Berlin Document Center). Die personenbezogenen Daten der dort verzeichneten Personen sind seit Jahrzehnten archivöffentlich; sie werden hier ausschließlich zu Forschungs- und genealogischen Zwecken zugänglich gemacht (Art. 6 Abs. 1 lit. f i. V. m. Art. 89 DSGVO).

Wir setzen keine Marketing- oder Analyse-Cookies. Es wird ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie verwendet:

• NEXT_LOCALE — speichert die zuletzt gewählte Sprache (DE/EN). Wird bei einem manuellen Sprachwechsel gesetzt; Lebensdauer 1 Jahr; keine personenbeziehbaren Inhalte.

Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir zusätzlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Name beginnt mit authjs.session-token , HttpOnly + Secure + SameSite=Lax, Lebensdauer 30 Tage). Es enthält ein signiertes JSON-Web-Token mit der internen Benutzerkennung — keine Klartextdaten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO — einschließlich Profiling — findet nicht statt.

Server-Logs werden nach maximal 30 Tagen automatisch gelöscht. Suchanfragen werden nach Auslieferung des Treffers verworfen. Mit Aktivierung der Anmeldung werden Anmelde- und Profildaten gelöscht, sobald das Konto gelöscht wird.

Nachrichten über das Kontaktformular oder per E-Mail löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach drei Jahren, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sie haben gemäß DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21). Anfragen bitte an info@berlin-documents.org mit dem Betreff „Datenschutz".

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz- Aufsichtsbehörde beschweren — wahlweise bei der für Ihren Wohnort zuständigen Behörde oder bei der für den Verantwortlichen zuständigen Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

Die hier zugänglich gemachten Karteikarten betreffen Personen, die überwiegend verstorben sind. Aus dem postmortalen Persönlichkeits­recht (Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG) können nahe Angehörige (insbesondere Erben) verlangen, dass eine bestimmte Karteikarte in dieser Anwendung nicht mehr angezeigt wird.

So gehen Sie vor: Schreiben Sie an info@berlin-documents.org mit dem Betreff „Löschung" und nennen Sie:

• Vor- und Nachnamen sowie Geburtsdatum der betroffenen Person
• möglichst die Mitgliedsnummer und/oder den Direktlink zum Treffer in dieser Anwendung
• Ihre Verwandtschaftsbeziehung (z. B. Enkel, Urenkelin)
• zur Verifikation: Sterbeurkunde der betroffenen Person und eigene Geburtsurkunde (eingescannt im Anhang reicht — keine notarielle Beglaubigung erforderlich)

Antwort­frist: Wir antworten binnen 14 Tagen mit einer Empfangs­bestätigung und dem Verfahrensstand. Nach Verifikation sperren wir die Anzeige binnen 24 Stunden. Eine Sperre wirkt nur in dieser Anwendung — der Original-Mikrofilm im NARA-Katalog bleibt davon unberührt; eine Löschung dort liegt außerhalb unseres Einflussbereichs.

Abweisungs­gründe (selten): kein Nachweis der Verwandtschaft, Antrag von Drittunternehmen ohne Vollmacht, oder offensichtlicher Rechts­missbrauch (z. B. Sperrung historisch bedeutsamer Personen des öffentlichen Lebens).